Es importante poder finalizar un periodo fiscal correctamente ya que la información contenida en Visual Summer deberá organizarse de manera que su consulta sea fácil y comprensible pero sin tener que arrastrar datos que ya no tienen nada que ver con el nuevo periodo a iniciar (en este caso el año 2014). Aquí se entregan algunas sugerencias para lograr realizar el cierre del 2013 en forma correcta.
Cerrar Terceros. A medida que se procesa información en la contabilidad, se generan unos acumulados por tercero en cada una de las cuentas contables y solo son válidas para el periodo fiscal activo y no es conveniente que esta información se pase al nuevo periodo. Generalmente las cuentas de terceros que deben cerrarse en el periodo fiscal son las cuentas del disponible, inversiones, inventarios e impuestos tanto del activo como del pasivo.
Consistencia. La información procesada deberá finalizarse con cero errores en el contenido de la misma y esto se logra confirmando que no se estén generando ningún tipo de inconsistencias en la información. El programa provee los procesos para establecer si la información tiene o no inconsistencias. También es importante lograr que la información presentada al final del periodo sea correcta y ajustada a la realidad, es por esto que los inventarios no podrán reflejar negativos, que los costos finales de los productos sean reales y que los saldos reflejados en los módulos de inventarios, cartera, cuentas por pagar, caja y bancos sean iguales a los reflejados en el Balance contable.
Nómina. Los procesos de nómina deberán estar realizados en su totalidad: liquidación de primas, cesantías e intereses a las cesantías. Los saldos por préstamos a los empleados deberán estar conciliados con la realidad.
Informes. Generar los informes finales del periodo fiscal para tener acceso a la consulta de los Estados Financieros, inventario final, Cartera y Cuentas por pagar con corte a 31 de diciembre e impresión de libros oficiales.
Respaldar la información. El único mecanismo que existe para poder recuperar la información en el caso de una pérdida del sistema por daños en los equipos de cómputo, sistema operativo borrado accidental de la información o efectos inesperados a causa de virus o spam es mediante copias de seguridad. Una vez se haya realizado el cierre definitivo del año 2013, deberá generarse una copia de seguridad de todo el programa en un CD, memoria o disco extraible y ésta copia deberá reposar en un lugar seguro fuera de la empresa. Recomendamos que en esta copia de seguridad también se incluyan los archivos con los que se presentaron la información Exógena para la DIAN y los Medios Distritales. Otra sugerencia importante es almacenar en PDF cada una de las declaraciones de impuestos, Renta, ReteCree y aportes Parafiscales.
Nuestro equipo de Servicio al Cliente está listo para apoyarlo en el cumplimiento de este objetivo tan importante que le permitirá tener la tranquilidad de saber que ha realizado una labor de respaldo suficiente y así poder concentrarse en organizar y optimizar la información de este año.
